Se apareceu uma nota fiscal emitida contra seu CNPJ que ninguém reconhece, não confirme a operação e não ignore o documento. Primeiro preserve a chave e os dados da NF-e, verifique compras, recebimento, financeiro e filiais, e só então registre a manifestação correspondente ao que realmente aconteceu.
O erro mais perigoso não é apenas uma nota indevida existir. É responder por impulso. Confirmação da Operação, Operação não Realizada e Desconhecimento da Operação dizem coisas diferentes ao Fisco. A empresa precisa transformar a ocorrência em um incidente rastreável, com evidência, responsável e prazo.
Uma nota desconhecida pode não ser fraude
Antes de concluir que houve uso indevido do CNPJ, procure situações menos óbvias: compra feita por outra filial, fornecedor que faturou antes de avisar, pedido registrado com nome diferente, remessa futura, operação cancelada fora do ERP ou erro de digitação do emitente.
A fraude é uma possibilidade, não um diagnóstico automático. O critério para manifestar deve ser a realidade da operação. Se a empresa participou da negociação, mas ela não se concretizou, o evento tende a ser diferente daquele usado quando ninguém solicitou a compra.
Faça esta triagem antes de manifestar
- Preserve a evidência: chave de acesso, resumo ou XML, CNPJ do emitente, valor, data de autorização e eventos já registrados.
- Procure a operação internamente: consulte compras, recebimento, contas a pagar, contratos, filiais e usuários que podem comprar fora do fluxo habitual.
- Confira o emitente: valide razão social e CNPJ em fonte oficial. Não use telefone ou link recebido em uma mensagem suspeita sem conferir a origem.
- Contate o fornecedor por canal confiável: peça pedido, contrato, comprovante de entrega e explicação para a emissão.
- Verifique a escrituração: descubra se a nota já entrou no ERP, no fiscal, no estoque ou em alguma programação de pagamento.
- Defina o evento e o responsável: registre a decisão, o protocolo e as providências posteriores.
Um bom teste é perguntar: “alguém da empresa solicitou ou participou desta operação?”. A resposta separa dois eventos que costumam ser confundidos.
Qual manifestação usar?
Desconhecimento da Operação
Use quando a operação descrita na NF-e não foi solicitada pela empresa. É o cenário típico de fornecedor desconhecido, pedido inexistente ou uso indevido do CNPJ. O evento registra a posição do destinatário, mas não apaga nem cancela a nota.
Operação não Realizada
Use quando a empresa reconhece sua participação, mas a operação não ocorreu ou não se efetivou como informado. Exemplos: mercadoria recusada, entrega que não aconteceu ou negociação conhecida que foi desfeita. Confundir esse caso com desconhecimento produz uma declaração incompatível com os próprios registros da empresa.
Confirmação da Operação
Registra que a operação ocorreu exatamente como descrita na NF-e. Não deve ser usada apenas para retirar uma pendência ou liberar um processo interno.
Ciência da Emissão
Registra que o destinatário tomou conhecimento da NF-e quando ainda não possui elementos para uma manifestação conclusiva. Ciência não confirma recebimento nem resolve o incidente. Depois dela, a empresa deve acompanhar o caso até registrar um dos eventos conclusivos aplicáveis.
Para aprofundar as diferenças e o fluxo técnico, consulte o guia de manifestação do destinatário.
Quanto tempo a empresa tem para agir?
Desde 1º de junho de 2026, a regra geral do Ajuste SINIEF 07/05 permite registrar Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada em até 90 dias contados da autorização da NF-e.
Esse prazo geral não substitui situações específicas do Anexo II nem exigências adicionais de unidades federadas, que podem prever prazos menores para determinados contribuintes e operações. A orientação operacional deve ser agir assim que a investigação terminar, não esperar o último dia.
Há outra consequência relevante: após 90 dias, se nenhum dos três eventos conclusivos tiver sido registrado, a regra vigente considera ocorrida a operação descrita na NF-e, com os mesmos efeitos do registro de Confirmação da Operação. Uma fila esquecida pode, portanto, produzir um resultado que a empresa nunca decidiu conscientemente.
Exemplo: fornecedor desconhecido e nenhum pedido encontrado
Uma indústria recebe o resumo de uma NF-e de R$ 18 mil. Compras não conhece o fornecedor, não existe pedido, o recebimento não localizou entrega e o financeiro não possui cobrança. A equipe consulta o CNPJ do emitente por fonte oficial e faz contato usando um canal verificado. O emitente não apresenta contrato nem pedido válido.
Nesse cenário, as evidências apontam para Desconhecimento da Operação. A empresa registra o evento, guarda o protocolo, orienta financeiro e recebimento a bloquear qualquer tratamento daquela chave e acompanha se o emitente cancela a NF-e. Se surgisse um pedido real cancelado antes da entrega, a análise poderia levar a Operação não Realizada.
O que a manifestação não resolve sozinha
O evento cria um registro fiscal da posição do destinatário. Ele não cancela a NF-e, não interrompe cobrança bancária, não remove lançamento já importado e não corrige estoque ou escrituração. Essas frentes precisam de ações próprias.
Quando a nota já produziu lançamento contábil, crédito tributário, pagamento, movimentação de estoque ou indício consistente de fraude, envolva contador, fiscal, jurídico ou compliance conforme a gravidade. Este artigo orienta o processo operacional, mas não substitui análise específica do caso.
Como identificar o problema cedo com a Noltyz
Uma empresa que depende do fornecedor para receber XML pode descobrir a nota apenas quando chega uma cobrança. Pela Distribuição DF-e, a Noltyz captura documentos e resumos disponibilizados ao CNPJ e organiza a consulta por emitente, valor, data e situação. Veja também como funciona a captura de XML pelo CNPJ.
Ao receber um resumo, a Noltyz possui uma automação de sistema para Ciência da Operação. Isso torna a nota visível e ajuda na obtenção do documento quando aplicável, mas aumenta a importância de acompanhar a manifestação conclusiva. A plataforma permite enviar manifestações com permissão, processar ações em lote e manter histórico. Ela não decide se a compra existiu e não cancela a nota pelo emitente.
Alertas, etiquetas e regras podem ajudar a separar fornecedores conhecidos de ocorrências que exigem revisão. A decisão final deve continuar apoiada em pedido, contrato, entrega e validação interna.
Perguntas frequentes
O fornecedor reconheceu o erro e pediu para ignorar. Isso basta?
Não trate uma conversa como regularização fiscal. Guarde a comunicação, acompanhe o evento de cancelamento ou o procedimento aplicável e manifeste conforme os fatos apurados.
A nota apareceu na SEFAZ, mas não no ERP. Devo manifestar?
Ausência no ERP é uma falha de integração, não prova de operação desconhecida. Consulte compras e recebimento e recupere os dados do documento antes de escolher o evento.
O que fazer se eu registrar a manifestação errada?
A regra vigente admite o registro de cada evento conclusivo até duas vezes e considera válido o mais recente. A retificação pode ser feita em até 30 dias contados da primeira manifestação. Confirme as condições atuais com o responsável fiscal antes de corrigir.
Uma nota destinada à filial pode aparecer para a matriz?
A consulta e o certificado podem abranger estabelecimentos vinculados à mesma raiz de CNPJ, conforme as regras do serviço e a configuração usada. Confira o CNPJ completo do destinatário antes de concluir que a nota é indevida.
Devo registrar Ciência antes do Desconhecimento?
Não use Ciência como etapa burocrática se já existem elementos suficientes para uma manifestação conclusiva. O sistema e o fluxo adotado devem observar as regras técnicas vigentes, mas a declaração final precisa refletir o caso apurado.
O que fazer agora
Crie um responsável para a ocorrência, conclua a triagem, registre o evento correto e acompanhe as ações que ficam fora da SEFAZ. O protocolo encerra a manifestação, não o incidente. Só considere o caso resolvido quando fiscal, financeiro, estoque e evidências estiverem coerentes.
Fontes oficiais e data de revisão
Conteúdo revisado em 17 de agosto de 2026. Prazos e hipóteses podem variar, por isso consulte as normas vigentes:
- CONFAZ: Ajuste SINIEF 07/05 consolidado, eventos e prazos da NF-e;
- CONFAZ: Ajuste SINIEF 14/26, prazo geral de 90 dias;
- Portal da NF-e: documentação da Distribuição DF-e.
Quer detectar notas desconhecidas antes que virem uma cobrança ou lançamento? Comece gratuitamente na Noltyz e centralize documentos, manifestações e histórico por CNPJ.
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